Изучение соотношения между кассовыми и фактическими расходами позволяет выявлять причины, направления и размеры отклонений расходов, возникающих в процессе исполнения сметы.

Как отмечалось ранее, фактические расходы — это затраты отчетного периода на содержание бюджетного учреждения. Их изучение позволяет судить об эффективности использования бюджетных средств, устанавливать степень соответствия расходов объему выполненных учреждением работ (услуг).

Кассовыми расходами называются затраты бюджетных средств в пределах сумм, выданных банком бюджетному учреждению наличными деньгами или в порядке безналичных расчетов через систему казначейства.

Анализ соотношения между кассовыми и фактическими расходами проводится в целом по смете и по отдельным ее статьям с использованием данных отчета об исполнении сметы расходов (форма № 2), баланса об исполнении сметы расходов (форма № 1), аналитических карточек кассовых и фактических расходов по отдельным статьям и видам. В табл. 5.6 приведены показатели по детской больнице, необходимые для общей характеристики соотношения между ними.

Таблица 5.6

Анализ отклонений кассовых и фактических расходов, млн руб.

В целом по больнице кассовый расход больше фактического на сумму 28 411,6 млн руб. Превышение кассовых расходов над фактическими имело место по расходам на приобретение канцелярских принадлежностей и хозяйственных материалов (132,8 млн руб.), по оплате транспортных услуг на сумму 55,4 млн руб. Наибольшее отклонение в пользу кассовых расходов произошло по статье «Капитальный ремонт» — 30 874,8 млн руб.

Фактические расходы были выше кассовых по следующим статьям: продукты питание (762,5 млн руб.); оплата труда рабочих и служащих (609,2 млн руб.); оплата коммунальных услуг (456,5 млн руб.).

В ходе дальнейшего анализа выясняются причины отклонений кассовых и фактических расходов по отдельным статьям.

По подстатье 1.10.01.00 «Оплата труда рабочих и служащих» фактические расходы, как правило, выше кассовых. Обычно это обусловлено тем, что начисление заработной платы предшествует ее выдаче. В отчетном периоде отклонение составило 609,2 млн. руб. в связи с начислением заработной платы за вторую половину декабря, срок выплаты которой будет в январе следующего года.

Фактические расходы могут быть выше кассовых в тех случаях, когда по балансу учреждения на начало отчетного года имеется дебиторская задолженность за финансовым органом по налогам с рабочих и служащих (перечислено было больше, чем фактически удержано). При таком положении дел в отчетном году учреждение будет перечислять финансовому органу меньшую сумму налогов, чем фактически удержано из заработной платы.

Если кассовые расходы превышают фактические по статье «Оплата труда рабочих и служащих», обязательно надо проанализировать расчеты по платежам в бюджет (субсчет 173) или с торгующими организациями по расчетам за товары в кредит, приобретаемые работниками учреждения (субсчет 182). Наличие такой задолженности свидетельствует о том, что учреждение перечислило в бюджет и торговым организациям большую сумму, чем удержало с рабочих и служащих. Такие случаи встречаются на практике не часто и указывают, как правило, на недостатки в организации бухгалтерского учета и финансового контроля за состоянием расчетов.

Для выявления факторов, влияющих на соотношение кассовых и фактических расходов, необходимо изучить не только обороты по счетам, но и состояние остатков по ним. Для примера рассмотрим обороты и остатки по субсчетам: расчеты с персоналом по оплате труда и стипендиатами (180), расчеты с депонентами (177), расчеты с бюджетом (173), на которых отражаются начисления и удержания по заработной плате (табл. 5.6, стр. 1).

Анализ соотношения кассовых и фактических расходов по оплате труда проведем на основании данных баланса об исполнении сметы расходов (табл. 5.7).

Таблица 5.7